Training Road Map กับ Individual Development Plan ต่างกันยังไง ??

มีชาว HRD และ Executive Director ถามผมเยอะเรื่องนี้ เพราะสับสนว่าจะต้องทำอะไรดีระหว่าง TRM และ IDP หรือควรจะมีสองอย่างควบคู่กัน นั่นสิเนอะ... เอาไงดีทุกท่าน 
จริงๆ ทั้งสองเครื่องมือนี้มีความแตกต่างกันครับ แต่มีวัตถุประสงค์เดียวกันคือ ทำให้คนเก่งขึ้น ถ้าจะอธิบายให้เห็นภาพชัดเจน ใกล้ตัวมากขึ้น ขอยกตัวอย่างดังนี้

- " TRM หรือ Training Road Map" เป็นโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาตามสายความก้าหน้าในอาชีพ เป็นโปรแกรมในการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานที่เลื่อนขั้นไปยังตำแหน่งงานสูงขึ้นหรือหมุนเวียนงานไปยังตำแหน่งที่ค่างานสูงขึ้น เปรียบเทียบให้เห็นภาพง่ายๆขึ้น TRM ก็คล้ายกับแผนการเรียนของเราทุกคนตอนที่เรียนหนังสือ เช่น เราเริ้มต้นเรียนหนังสือเราจะเริ่มที่ชั้นอนุบาลทั้งหมด 2 ปี เราต้องเรียนอะไรบ้าง พอครบสอบผ่าน เราก็ขยับขึ้นชั้นประถม เราต้องเรียน 6 ปี เราจะต้องเรียนอะไรบ้าง ขยับขึ้นไปอีกเป็นมัธยมต้น 3 ปี เราจะต้องเรียนอะไรบ้าง ไล่เรื่อยไปจนถึงมัธยมปลายและมหาวิทยาลัย แต่ระดับชั้น เราจะทราบว่าเราจะต้องเรียนรู้อะไร ซึ่งทั้งหมดมีทั้งกรอบเวลาและเรื่องที่ต้องเรียนระบุไว้ ซึ่งทุกเรื่องล้วนแต่การสอนให้เรามีความพร้อมสำหรับการเรียนในระดับถัดไป

- " Individual Development Plan " เจ้า IDP นี่เป็นแผนพัฒนาความสามารถรายบุคคลซึ่งจะเลือกพัฒนาเฉพาะเรื่องที่สำคัญซึ่งส่วนใหญ่จะเน้นพัฒนาจุดอ่อน แต่ก็มีการนำจุดแข็งที่สำคัญมาพัฒนาด้วยเช่นกัน IDP ก็เหมือนแผนการ"เรียนพิเศษ"ของเรา ดังที่เราจะเห็นน้องๆนักเรียนเดี๋ยวนี้ต่างพากันไปเรียน"กวดวิชา " ซึ่งส่วนใหญ่น้องๆจะเรียนเพื่อเสริมจุดแข็งบางเรื่อง หรือเรียนเพื่อกลบจุดอ่อนในเรื่องนั้นๆ ไม่ได้เรียนตามแผนการสอนทั้งหมด เพื่อให้ตนเองมีความพร้อมในการสอบเพื่อเลื่อนชั้นในระดับถัดไปครับ

จากตัวอย่างที่หยิบยกมาอธิบายพอจะทำให้ท่านเข้าใจมากขึ้นไม่มากก็น้อย ซึ่งจะเห็นว่าจริงๆแล้ว เราควรจะให้มีทั้ง TRM และ IDP ไปพร้อมกัน เพราะมันจะช่วยให้การพัฒนาให้บุคลากรของท่านมีความพร้อมมากที่สุด โดยใน TRM ท่านอาจจะใช้รูปแบบการพัฒนาแบบอื่นมาใช้ร่วมกับการฝึกอบรมก็ได้ เพื่อให้พนักงานมีความสามารถมากขึ้นจริงตามคาดหวัง

“หน้าที่” บทละครสำคัญของหัวหน้างาน

คราวก่อนผมได้พูดถึงเฉพาะ “บทบาท” (Role) ของหัวหน้างาน แต่ยังไม่ได้พูดถึง “หน้าที่”  (Responsibility) ของหัวหน้างาน ซึ่งทั้งสองส่วนนี้มีความแตกต่างกัน 

บทบาท (Role) เป็นสิ่งที่ทำให้รู้ว่าเราเป็นอะไร??  

หน้าที่ (Responsibility) เป็นสิ่งที่ทำให้รู้ว่าเราต้องทำอะไร ??    

ถ้าเป็นละคร “บทบาท” ก็เป็นตัวบอกว่านักแสดงคนนั้นๆเป็น พระเอก หรือตัวโกง นั่นเอง   แต่ถ้า “หน้าที่” ก็เปรียบเหมือนกับ บทละครที่นักแสดงแต่ละคนจะต้องแสดงตามนั่นเองครับ

อ่านถึงตรงนี้ ท่านก็คงพอจะนึกภาพออกได้อย่างชัดเจน รวมถึงน่าจะเข้าใจแล้วว่า การเป็นหัวหน้างานที่องค์กรคาดหวังนั้น  จำเป็นจะต้องให้ความสำคัญกับทั้งบทบาทและหน้าที่ ท่านจะเข้าใจและให้ความสำคัญกับบทบาทของท่านเพียงอย่างเดียวมิได้ ท่านจะต้องทำหน้าที่ที่รับมอบหมายให้ดีด้วยครับ

หน้าที่ความรับผิดชอบของหัวหน้างานมี 2 ด้าน คือ ด้านแรกคือการบริหารจัดการงาน (Performance Management)  ส่วนที่ 2 คือการบริหารจัดการคน (People Management)  ซึ่งทั้งสองส่วนต่างๆสนับสนุนให้เกิดผลลัพธ์ของหน่วยงานที่องค์กรคาดหวัง

1. หน้าที่ของหัวหน้างานด้านการบริหารผลงาน (Key Responsibilities for Performance Management)

หน้าที่ในส่วนแรกของหัวหน้างาน มุ่งเน้นไปที่การควบคุมการทำงานของทีมให้เกิดผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง ซึ่งจะมองที่เรื่องงานอย่างเดียว ตั้งแต่การวางแผนงาน,ควบคุมงานและปรับปรุงงาน ซึ่งรายละเอียดของหน้าที่งานสำคัญของหัวหน้างานในส่วนแรก มีดังนี้ครับ

• มีส่วนร่วมกับผู้จัดการและผู้บริหารในการกำหนดเป้าหมาย,กลยุทธ์ และแผนงานของหน่วยงาน ที่สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจขององค์กร
• ปรับปรุงและพัฒนามาตรฐาน,เครื่องมือและวิธีการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพและช่วยเพิ่มผลผลิตให้มากขึ้นอยู่เสมอ
• กำหนดแผนงานย่อยของหน่วยงาน จัดลำดับงานสำคัญต่างๆให้กับสมาชิกของทีม 
• มอบหมายและติดตามความคืบหน้าต่างๆของงานให้เป็นไปตามเป้าหมายและแผนงานที่กำหนด
• ควบคุมดูแลการใช้เครื่องมือ,อุปกรณ์และงบประมาณของหน่วยงานให้เป็นไปตามที่รับการอนุมัติ

2. หน้าที่ของหัวหน้างานด้านบริหารคน (Key Responsibilities for People Management)

หน้าที่ในส่วนที่สองของหัวหน้างาน มุ่งเน้นไปที่การบริหารจัดการคนและการสร้างทีมงาน หน้าที่ส่วนนี้มีความสำคัญมากต่อผลงานของทีม เพราะถ้าหากหัวหน้างานมีพนักงานที่เป็น”คนเก่งและดี”และสามารถรักษาให้อยู่กับทีมได้นานๆ ย่อมมีโอกาสที่จะไปถึงเป้าหมายได้ไม่ยาก  ยิ่งถ้าทีมงานมีความแข็งแรง สามัคคีกัน รับรองติดปีกโลดครับ  อ่านเผินๆ ดูเหมือนง่ายใช่ไหมครับ แต่เรื่องการจัดการคนนี่ยากที่สุดครับ  เพราะสมาชิกแต่ละคนล้วนมีลักษณะ,ความคิด,ทัศนคติและพื้นฐานความสามารถที่แตกต่างกัน การบริหารจัดการคนและการสร้างทีมต้องอาศัยศิลปะค่อนข้างมากครับ ซึ่งครั้งต่อไปผมจะมาอธิบายให้ฟังถึงความสามารถหรือ Competency ที่จำเป็นในการเป็นหัวหน้างาน ......หน้าที่ของหัวหน้างานสำคัญด้านการบริหารคน มีดังนี้

• กระตุ้นและโน้มน้าวจูงใจให้พนักงานทำงานได้สำเร็จและพัฒนาความสามารถของตนให้ดีขึ้น
• สื่อสารเป้าหมาย วิสัยทัศน์ นโยบาย รวมถึงข่าวสารต่างๆ ให้พนักงานเข้าใจและปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง
• กำหนดบทบาท หน้าที่รับผิดชอบและคุณสมบัติของผู้ใต้บังคับบัญชาในแต่ละตำแหน่ง
• สัมภาษณ์และคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถเข้ามาทำงาน
• วางแผนและพัฒนาความสามารถของสมาชิกในทีมให้สามารถปฎิบัติงานตามที่รับมอบหมายและมีผลงานที่ดี
• วางแผนพัฒนาความก้าวหน้าในอาชีพให้กับพนักงาน
• ควบคุมการปฏิบัติตามระเบียบวินัยข้อบังคับในการทำงานของพนักงานในหน่วยงาน
• พัฒนาทีมงานและส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• ให้คำปรึกษา แนะนำและแก้ไขปัญหาต่างๆ ในงาน แก่สมาชิกในทีม    

หัวหน้างานต้องพยายามบริหารหน้าที่ของตนทั้งสองส่วนให้ดีครับ ต้องให้ความสำคัญทั้งคู่อย่างสมดุล เพราะงานก็ต้องทำให้สำเร็จ และก็ต้องสร้าง,พัฒนาคนควบคู่ไปด้วย  ปัญหาและอุปสรรคสำคัญของหัวหน้างานยุคนี้หนีไม่พ้นเรื่อง”คน” ซึ่งถ้าสามารถจัดการเรื่องนี้ได้ ก็จะช่วยให้ชิวิตท่านจะง่ายขึ้นเยอะ เพราะทุกกิจกรรมเราต้องใช้คนครับ ท่านที่เป็นหัวหน้าจะต้องละเอียดและต้องคอย “ดูแลเอาใจใส่” สมาชิกในทีมของท่านตลอดเวลาครับ เพื่อที่จะช่วยเหลือเขาได้ทันเวลา 

หวังว่าทุกท่านคงพอจะเข้าหน้าที่ ของการเป็นหัวหน้างานกันดีขึ้นนะครับ แล้วอย่าลืมกลับไปทำหน้าที่ของท่านอย่างมุ่งเน้นครับ ข้อใดทำได้ยังไม่ดี ต้องแก้ไขปรับปรุงครับ ไม่มีใครสมบูรณ์แบบตั้งแต่เกิดครับ ฝึกฝนกันได้  ท่านต้องเชื่อว่าทุกอย่างเป็นไปได้ >>….. We can do….<<  

บทบาทของหัวหน้างานที่องค์กรคาดหวัง

โอ้ว!! แม่เจ้า   50% ของหัวหน้างานคนไทย ไม่รู้ว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากตน

เมื่อวันเสาร์ที่ผ่านมาผมนั่งอ่านบทความที่ท่าน อ.อภิวุฒิ  พิมลแสงสุริยา  ได้แบ่งปันผลการวิจัยหัวหน้างานคนไทย จาก Gallup Consulting บริษัทวิจัยยักษ์ใหญ่ของโลก          
ข้อมูลจากบทความนี้ยิ่งตอกย้ำสิ่งที่ผมได้พบจากการเข้าไปฝึกอบรม,ให้คำปรึกษาและโค้ช หัวหน้างานทั้งรุ่นเก่าและรุ่นใหม่  คุณเชื่อไหมว่ามากกว่า 70% ของหัวหน้างานที่ผมเข้าไปช่วยพัฒนา มีทั้งไม่ทราบและไม่เข้าใจในความคาดหวังและบทบาทของการเป็นหัวหน้างาน น่าเป็นห่วงมากๆเลยครับ

ผมจะมักเปรียบเทียบว่า “หัวหน้างาน” เป็นเสมือนกับส่วนกลางของนาฬิกาทราย (คอขวด) ที่ทำหน้าที่เชื่อมต่อลำเลียงทรายจากส่วนบนให้ไหลลงไปส่วนล่วง  ซึ่งก็ไม่ต่างอะไรกับหัวหน้างานที่เป็นผู้รับเป้าหมาย,นโยบาย,กลยุทธ์,แผนงาน รวมถึงข่าวสารต่างๆ มาถ่ายทอดให้กับพนักงานในทีมได้เข้าใจ

และเช่นเดียวกันครับ หากเราลองกลับหัวนาฬิกาทราย  ทรายที่อยู่ในส่วนล่าง(เดิม)ก็จะไหลกลับไปอยู่ที่ส่วนบน(เดิม) ก็จะทำให้เราเห็นภาพเสมือนว่า หัวหน้างานคือตัวแทนของพนักงานในการรายงานผลงาน,ปัญหา,อุปสรรคหรือความรู้สึกนึกคิดต่างๆ ของพนักงาน ไปสู่ผู้บริหาร

ซึ่งจากสิ่งที่ผมเปรียบเทียบมานี้พอจะทำให้เห็นว่า “หัวหน้างาน” คือกลุ่มที่สำคัญมากๆ ที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร ถ้าหากองค์กรใดมีหัวหน้างานที่เก่งย่อมมีโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายได้ตามที่ตั้งใจไว้  รวมถึงมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งด้วย  ดังนั้นปัญหาที่ผมพูดถึงในช่วงต้นเกี่ยวกับความไม่เข้าใจในบทบาทของการเป็นหัวหน้างานจึงเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรจะต้องตระหนักและพยายามทบทวนความเข้าใจกับหัวหน้างานอย่างสม่ำเสมอครับ

ผมได้ลองกลั่นกรองประสบการณ์ที่มีเกี่ยวกับบทบาทของการเป็นหัวหน้างานที่ดี (Supervisor’s roles) ซึ่งได้มาจากการทำงานในองค์กรชั้นนำ 6 แห่ง และการสัมภาษณ์ผู้บริหาร พอที่จะสรุปเพื่อเป็นแนวทางแลกเปลี่ยนทุกท่านได้ ดังนี้ครับ

1. บทบาทของหัวหน้างานต่อองค์กร

นี่เป็นบทบาทสำคัญในส่วนแรกครับ องค์กรทุกแห่งต้องการให้มีหัวหน้างานขึ้นมาโดยล้วนมีความคาดหวังให้หัวหน้างานมีบทบาทเป็น “ตัวแทนขององค์กร” (Organization Representative) ซึ่งคำว่า “ตัวแทนขององค์กร” ในที่นี่มีความหมาย ดังนี้

• เป็นตัวแทนในการสื่อสารเป้าหมาย,นโยบาย,กลยุทธ์,แผนงาน รวมถึงข่าวสารให้พนักงานทุกคนเข้าใจเห็นภาพเดียวกันและยอมรับปฏิบัติตามอย่างเต็มใจ
• เป็นตัวแทนในการควบคุมการดำเนินการต่างๆของหน่วยงานให้เป็นไปตามแผนงานและเป้าหมายที่กำหนด
• เป็นตัวแทนในการดูแลจัดการพนักงานในหน่วยงาน ทั้งการให้คุณและให้โทษแก่พนักงาน

2. บทบาทของหัวหน้างานต่อทีมและพนักงาน

ถ้าเป็นกีฬาฟุตบอล หัวหน้างาน ก็คือ “กัปตันทีม” ซึ่งมีบทบาทในการเป็น “ผู้นำทีม” และ “ตัวแทนของสมาชิกในทีม” จะเห็นว่าบทบาทมีความแตกต่างจากตอนที่เป็นผู้เล่นหรือสมาชิกของทีม เปรียบเทียบอย่างนี้ท่านน่าจะพอเห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นนะครับ คราวนี้เราลองมาดูบทบาทของหัวหน้างานต่อทีมและพนักงานทีละข้อครับ

• ผู้นำทีม (Team Leader) บทบาทนี้เป็นบทบาทที่เกี่ยวข้องกับความคาดหวังขององค์กร  หัวหน้างานมีบทบาทสำคัญในการนำทีมไปสู่ความสำเร็จตามที่องค์กรคาดหวัง หัวหน้างานจะต้องสามารถกำหนดเป้าหมาย,แผนงาน,มาตรฐานการทำงาน,ควบคุมติดตามงานให้สำเร็จตามที่กำหนด รวมถึงมีส่วนช่วยในการพัฒนาทีม ถ้าเป็นฟุตบอลกัปตันทีม จะต้องสั่งการ ควบคุมให้ลูกทีมทุกคนเล่นตามแผนและเล่นอยู่ในกติกาเพื่อให้ผลการแข่งขันตามที่โค้ชต้องการนั่นเอง
• ตัวแทนของพนักงาน (Player Representative) บทบาทนี้เป็นบทบาทที่เกี่ยวข้องกับความคาดหวังของทีมและพนักงาน   หัวหน้างานคือ  “ตัวแทนของพนักงาน” ในการรายงานผลงานและความดีของแต่ละคน, แจ้งปัญหาและอุปสรรคที่พบในงาน, เสนอความคิดเห็นหรือความรู้สึกของพนักงานไปยังผู้บริหาร  ถ้าตามภาษาชาวบ้านก็คือ “กระบอกเสียง” นั่นเอง  ถ้าเป็นกีฬาฟุตบอลเราก็จะเห็นกัปตันทีม เดินมากันลูกทีมเวลามีปัญหากระทบกระทั่งกับคู่แข่ง และยืนเจรจาอธิบายกับกรรมการในฐานะตัวแทนทีมอยู่เป็นประจำ หัวหน้างานที่ดีต้องทำให้ได้แบบนั้นครับ คุณต้องแสดงบทบาททั้งผู้นำทีมและตัวแทนทีมให้ได้

"ตัวแทนขององค์กร", "ผู้นำทีม" และ "ตัวแทนของพนักงาน" 
บทความเรื่องนี้ผมได้สรุปบทบาทของหัวหน้างาน (Supervisor's Roles) เท่านั้นนะครับ ยังไม่ได้อธิบายหน้าที่ (Supervisor's Responsibilities) ซึ่งหน้าที่จะค่อนข้างละเอียดกว่ามาก เอาไว้ครั้งต่อไปผมจะมาแบ่งปันให้ทุกคนครับ

บทบาทของหัวหน้างานทั้งหมดที่ผมรวบรวมสรุปมาจากการสัมภาษณ์ผู้บริหารและประสบการณ์ส่วนตัว  นั้นไม่ยากใช่ไหมครับถ้าหากจะนำไปปฏิบัติ   บทบาทของหัวหน้างานที่ผมได้แบ่งปัน แสดงให้เห็นว่าหัวหน้างานคือผู้ที่อยู่ตรงกลางระหว่างองค์กรและพนักงานอย่างชัดเจนครับ ขาหนึ่งก็เหยียบอยู่ทางฝั่งองค์กรและอีกขาหนึ่งก็เหยียบอยู่ทางฝั่งพนักงาน จำเป็นมากที่หัวหน้างานจะต้องเข้าใจและแสดงบทบาทนี้อย่างมุ่งเน้นครับ  

ถ้าหากเราต้องเดินทางไปส่งของโดยที่เราไม่รู้ว่าจุดหมายที่เราต้องไปส่งของอยู่ที่ไหน เราคงไม่สามารถไปส่งของได้ถูกต้องและทันตามเวลาได้  เช่นเดียวถ้าหัวหน้างานไม่รู้หรือไม่เข้าใจในบทบาทของตน ย่อมทำให้เขาไม่สามารถเป็นหัวหน้าที่ดีได้ตามที่องค์กรคาดหวังครับ  ผมหวังว่าบทความเรื่องนี้น่าจะมีผู้บริหารหรือหัวหน้างานได้เข้ามาอ่านบ้าง และหวังว่าท่านจะลองนำไปทบทวนดู ถ้าหากเรื่องมีประโยชน์ต่อการพัฒนาต่อตัวท่านหรือหัวหน้างานของท่าน  เรามาช่วยกันพัฒนาคุณภาพของบุคลากรในประเทศเราไปพร้อมกันครับ ในปีต่อๆไปผลการวิจัยเรื่องนี้อาจจะเปลี่ยนแปลงเป็น "90% ของหัวหน้างานคนไทยเข้าใจบทบาทและความคาดหวังที่มีต่อตนเป็นอย่างดี" ....ก็ได้ครับ

หาหัวหน้างานใหม่สักคน เลือกจากอะไรดี ??

ผมมักจะถามผู้บริหารของแต่ละหน่วยงานอยู่เสมอว่า ทำไมถึงเลือกพนักงานคนนั้นๆ ขึ้นมาเป็นหัวหน้างานล่ะ คุณพิจารณาจากอะไร คำตอบที่ผมได้มาคือ

• เขาทำงานกับเรามานานแล้ว ผมก็เลยอยากให้ตำแหน่ง เขาจะได้อยู่กับเรานานๆ ถือเป็นการให้รางวัลเขา
• เขาวินัยการทำงานดี มาทำงานครบทุกวันไม่เคยขาด ไม่เคยลา ไม่เคยมาสาย และไม่เคยโดนโทษทางวินัยเลยนะ
• เขาเป็นคนดี มนุษยสัมพันธ์ดี ประสานงานกับคนอื่นไม่เคยมีปัญหา ใช้ให้ทำอะไรก็ไม่เคยเกี่ยง
• เขาเก่งงาน เชี่ยวชาญในงานมาก งานทุกอย่างในแผนกเขารู้และทำได้หมด
• เขาผลงานดี ได้A มาสองปีติดแล้ว มีไม่กี่คนหรอกที่ทำได้แบบนี้

คุณล่ะ เห็นด้วยกับคำตอบที่ผมได้มาหรือไม่ ?? กับการที่เอาอายุงาน,วินัยการทำงาน,พฤติกรรม,ความชำนาญในงานหรือผลงาน อย่างใดอย่างหนึ่งมาใช้ค้นหาและเลือกหัวหน้างาน ……….แน่นอนครับเราคงอยากได้มากกว่านั้น

“หัวหน้างาน” คือผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมงานและคนให้เป็นไปเป้าหมายที่กำหนด ดังนั้นคนที่จะขึ้นไปรับผิดชอบหน้าที่นี้ ก็ควรจะมีความรอบรู้ในงาน, มีผลงานที่ดี , มีภาวะความเป็นผู้นำ,พฤติกรรมและวินัยการทำงานดี, มีความรับผิดชอบสูง

เราอยากได้หัวหน้างานที่มีลักษณะแบบนี้ครับ มากกว่าที่จะเลือกเพราะเขาทำงานมานาน

การเลือกหัวหน้างานขึ้นมาหนึ่งคนจะต้องได้การยอมรับจากทั้งผู้บริหารและพนักงานในทีม ซึ่งผมได้สรุปหลักเกณฑ์ที่ควรจะใช้ในการเลือกหัวหน้างาน มาให้ทุกท่านลองไปใช้เป็นแนวทาง ดังนี้ครับ

1. ความสามารถด้านผู้นำ (Leadership Competency)

หัวข้อนี้สำคัญมาก ถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่การเป็นหัวหน้างานที่ประสบความสำเร็จ  ผู้ที่จะขึ้นมาดำรงตำแหน่งหัวหน้างานจะต้องมีภาวะผู้นำ ซึ่งควรจะต้องพฤติกรรมความสามารถพื้นฐานง่ายๆ ดังนี้

• เป็นผู้นำในตนเอง กล้าคิด กล้าทำ กล้าตัดสินใจ (Self Leadership)
• มีความรับผิดชอบสูง (Accountability)
• สื่อสารและโน้มน้าวจูงใจได้ดี (Communication & Motivation)
• มีความเสียสละและกล้าอาสาที่จะรับผิดชอบงานสำคัญ (Collaboration)
• มนุษยสัมพันธ์ดี เข้าใจในผู้อื่นและทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี (Interpersonal)
• ควบคุมอารมณ์ได้ดี (Emotional Control)
• ทัศนคติเชิงบวก (Positive Attitude)

ทั้งหมดเป็นพื้นฐานง่ายๆ ซึ่งผู้ที่จะก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานที่ดีจะต้องมีนะครับ   โดยการประเมินผู้บริหารควรจะหาข้อมูลจากการสัมภาษณ์เพื่อนร่วมงานของผู้ถูกประเมิน, ลูกค้า และผู้ที่ต้องติดต่อด้วย เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ  จะทำให้เราได้ข้อมูลประกอบการประเมินมากยิ่งขึ้นครับ 

2. ผลงาน (Performance)

หัวข้อนี้เป็นการประเมินความสามารถในงานและความมุ่งมั่นในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งส่วนใหญ่จะวัดเป็น KPIs ของงานที่รับผิดชอบ  โดยเราเชื่อว่าคนที่มีผลงานดีย่อมเป็นผู้ที่มีความสามารถในงานดี (Functional Competency) รวมทั้งมีความมุ่งมั่นในการทำงานให้สำเร็จ (Sense of Achievement)  แต่การนำผลงานมาใช้ประเมินคัดเลือกหัวหน้างานนั้น ควรจะใช้ผลงานย้อนหลังอย่างน้อยสัก 2 ปี เพื่อให้มั่นใจว่าคนๆนั้น ไม่ได้ “ฟลุ๊ก” แต่เขามีความสามารถและความมุ่งมั่นจริงๆ 

3. วินัยการทำงาน (Discipline)

คนที่ก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างาน อาจไม่จำเป็นต้องเป็นคนที่มีสถิติการมาทำงานดีที่สุด แต่ต้องมีจัดอยู่ในกลุ่มดีครับที่ทุกคนยอมรับ ถ้าไม่เอาเกณฑ์ข้อนี้มาวัด เราก็อาจจะได้หัวหน้างานที่มีความสามารถ เก่งงานและผลงานดี  แต่ความประพฤติไม่ดี ก็อาจทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้อื่นไม่เคารพ ศรัทธาได้   ดังนั้นหัวข้อนี้ก็จำเป็นต้องพิจารณาครับ   ซึ่งส่วนใหญ่จะวัดแยกกันนะหว่างสถิติการทำงาน และการถูกลงโทษ  โดยส่วนมากจะกำหนด ดังนี้ครับ

• % การทำงานต้องไม่น้อยกว่า 97% ของเวลาการทำงานทั้งหมด
• ไม่เคยได้รับการลงโทษตักกเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร,พักงาน ใดๆทั้งสิ้น

นี่เป็นเพียงตัวอย่างนะครับ ถ้าท่านจะนำไปใช้ ก็ควรปรับให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กนท่านนะครับ เพราะหลายองค์กรเน้นเรื่องนี้มากๆ ก็อาจจะต้องกำหนดเกณฑ์ให้สูงขึ้นไปด้วย

4. อายุงาน (Year of Service)

ท่านจะสงสัยว่าทำไมผมเลือกข้อนี้มาด้วย ทั้งๆ ที่ช่วงต้นผมเหมือนไม่ค่อยเห็นด้วยกันการนำอายุงานมาใช้ประเมินคัดเลือกหัวหน้างาน  ใช่ครับ ผมไม่เห็นด้วย แต่ไม่เห็นด้วยในกรณีที่ใช้อายุงานอย่างเดียวเท่านั้น การที่ผมแนะนำข้อนี้ไปพิจารณาด้วยเพราะท่านอาจจะเจอคำถามนี้จากพนักงานในทีมว่า

“ทำไมคุณA (นามสมมติ) ถึงได้เป็นหัวหน้าล่ะครับ ทำงานยังไม่ถึงปีได้เป็นแล้ว ผมอยู่มา 5 ปีแล้ว ทำงานก็ไม่ได้ดีกว่าผม  ผมไม่เห็นได้เป็นบ้างเลย”

เคยเจอแบบนี้ไหมครับ  จริงอยู่ครับ ที่คนทำงานไม่นาน อาจจะเก่งจะดีกว่าคนที่อยู่มานาน และถ้าเจอคนแบบนี้เราควรจะรีบรักษาไว้  แต่มีพนักงานอีกมากไม่เข้าใจแบบนั้นครับ รักษาคนได้คนเดียวแต่อาจะเสียไปทั้งหมด ต้องละเอียดครับ สำหรับข้อนี้ผมแนะนำให้ตั้งเป็นเกณฑ์ที่ชัดเจนไปเลย ว่าคนที่มีโอกาสจะได้รับการพิจารณาเลื่อนขั้นเป็นหัวหน้างาน จะต้องมีอายุงานไม่น้อยกว่ากี่ปี  อาจจะ 1 ปี ,2 ปี หรือมากกว่านั้นก็แล้วแต่  แต่ผมเสนอว่าไม่ควรกำหนดให้มากกว่า 2 ปี ไม่เช่นคนเก่ง คนดีที่อายุงานน้อยๆจะไม่อดทนรอ ยิ่งในยุคนี้ที่มีกลุ่ม Gen Y อยู่มากครับ 

นี่ก็เป็นตัวอย่างหลักเกณฑ์สำคัญที่เราใช้เลือกหัวหน้างานใหม่ขึ้นมาสักคน ซึ่งถ้าหากเราได้คนที่มีความเก่ง คนดีที่มีความพร้อมมากที่สุดก็ย่อมส่งผลดีต่อองคกร จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเขาจะก้าวขึ้นมาช่วยเรา “พัฒนา” ไม่ใช่สร้าง “ปัญหา” ท่านที่สนใจก็ลองนำไปปรับใช้ได้ตามความเหมาะสมครับ อาจจะลดหรือเพิ่มหัวข้ออื่นๆขึ้นมาก็ได้ แต่ต้องอย่าให้ง่ายหรือยากจนเกินไป  เพราะถ้ากำหนดง่าย เราก็อาจจะได้หัวหน้างานที่ไม่ตรงตามความคาดหวัง  หรือถ้ากำหนดยากไป พนักงานก็อาจจะไม่สนใจพัฒนาตนเองให้ทำได้ตามเกณฑืที่กำหนด เพราะมองว่ามันไกลเกินเอื้อมครับ

พบกันครั้งหน้าครับ

“ Job Description เครื่องมือสำคัญในการบริหารองค์กร ” ตอนที่ 2

JD กับการสรรหาและคัดเลือก    

ตอนที่ 1  ผมนำ JD มาเปรียบเทียบบทละคร เพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพให้ชัดเจนยิ่งขึ้น  ครั้งนี้ผมก็นำบทละครมาใช้อธิบายอีกครั้ง  หลายท่านอาจจะสงสัยว่าบทละคร หรือ JD จะมีความสำคัญอะไรหรือช่วยอะไรได้ในการสรรหาและคัดเลือกผู้แสดง  ถ้าท่านจำได้ ผมได้บอกไปแล้วองค์ประกอบของบทละคร ( JD ) จะมีการระบุบทบาทหน้าที่ (Role & Responsibility) และคุณสมบัติของผู้แสดง (Specification)      ซึ่งองค์ประกอบทั้งสองส่วนนี้นี่แหละ ที่จะถูกนำมาใช้สรรหาและคัดเลือกผู้แสดง    

โดยการสรรหาผู้แสดงนั้น เราจะพิจารณาคุณสมบัติที่กำหนด เช่น หากผมต้องการนักแสดงที่มาสวมบท “สายน้ำผึ้ง” ( ตัวร้ายในละครสามีตีตรา ที่จุ๋ย วรัทยา เป็นผู้แสดง ) ผมก็ต้องไปศึกษาก่อนว่า ในบทละคร “สายน้ำผึ้ง”  จะมีลักษณะเป็นอย่างไร   จากนั้นผมจึงค่อยไปดำเนินการสรรหานักแสดง หรือดาราที่มีลักษณะตรง หรือใกล้เคียงกับคุณสมบัติที่กำหนด

หลังจากที่สรรหานักแสดงที่มีคุณสมบัติตามที่ต้องการ  ก็จะต้องมีการทดสอบแสดง ( Casting ) ก่อน เพื่อดูว่านักแสดงผู้นั้นจะสามารถแสดง สวมบทบาทตัวละครได้หรือไม่  ซึ่งขั้นตอนการคัดเลือกนักแสดง นั้นจะต้องนำบทมาละครมาใช้ในการสวมบทบาทเพื่อคัดเลือก  ก็ไม่ต่างอะไรจากการคัดเลือกพนักงานเข้าทำงาน ที่จะต้องมีการทดสอบ สัมภาษณ์ก่อน ซึ่งแบบทดสอบและคำถามที่ใช้ในการคัดเลือกก็ถูกกำหนดมาจาก หน้าที่งาน ( Job Duty ) ที่ระบุใน JD นั่นแหละ

JD กับการพัฒนาบุคลากร

ทุกคนอาจจะสงสัยว่าแล้วบทละคร (JD) มีความเกี่ยวข้อง หรือมีความสำคัญอย่างไรกับการพัฒนาบุคลากร  ผมต้องถามกลับไปว่า   “คุณแน่ใจได้อย่างไรว่านักแสดงที่คุณคัดเลือกและจ้างเข้ามานั้น สามารถแสดงในบทบาทที่คุณกำหนดได้ตามที่คุณต้องการ ?? ” งงล่ะซิ

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักแสดงที่เก่งแค่ไหน แต่คุณก็อย่าลืมว่าคุณอาจไม่สามารถแสดงบทบาทได้ดีในทุกตัวละครได้  หรือแม้กระทั่งคุณอาจเป็นนางร้ายที่สวมบทบาทได้เยี่ยมในละครเรื่องหนึ่ง  แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะสวมบทบาทนางร้ายที่ดีในละครอีกเรื่องก็ได้ เพราะลักษณะของนางร้ายของละครสองเรื่องมันมีความต่างกัน  เรื่องแรกอาจจะร้ายแบบเปิดเผย เจอนางเอกที่ไหนเป็นอันต้องตบ ขี้วีนตลอดเวลา  แต่อีกเรื่องอาจจะร้ายแบบแอ๊บแบ๊วก็ได้ 

ดังนั้น บทละครจึงจะเป็นตัวกำหนดว่าคนที่มีจะสวมบทบาทในละครนั้น จำเป็นจะต้องมีความรู้ ทักษะและคุณลักษณะอย่างไร (Competency : Knowledge, Skill ,Attribute) เพื่อให้นักแสดงสามารถสวมบทบาทตัวนั้นได้อย่างสมบทบาท  ผมยกตัวอย่างง่ายๆ จากละครยอดฮิตที่เพิ่งลาจอไปอย่าง  “อย่าลืมฉัน”  คุณทราบหรือไม่ว่า พระเอกขั้นเทพอย่าง พี่ก้อง สหรัถ ยังต้องไปลงเรียนการเต้นบัลเล่ต์เพิ่มเติม  เพื่อให้สามารถแสดงในฉากที่ต้องเต้นคู่กับเกนหลง ซึ่งมีด้วยหลากฉาก   เช่นเดียวกันกับโลกของการทำงาน  ที่จะต้องพัฒนาความสามารถของพนักงาน โดยจะต้องมีกำหนดความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ( Functional Competency ) ในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งกำหนดจากหน้าที่งานที่ระบุใน JD  โดยใช้หลักการง่ายๆ ว่า ถ้าหากคุณต้องการให้ผู้ที่ดำรงตำแหน่งงานนั้นๆ สามารถปฏิบัติงานตามที่ระบุใน JD เขาจะต้องมีความรู้( Knowledge ) ทักษะ ( Skill) และคุณลักษณะ ( Attribute ) เรื่องใดบ้าง

นอกจาก JD จะช่วยในการกำหนดความสามารถที่จำเป็นแล้ว  JD ยังจะช่วยทำให้คุณอีกด้วยว่า หากคุณต้องก้าวหน้า หรือเลื่อนขั้นคุณจะต้องรับผิดชอบงานใดบ้าง , ต้องมีคุณสมบัติ และความสามารถอย่างไร เพื่อใช้วางแผนพัฒนาและเตรียมความพร้อมให้กับตนเองได้

JD กับการบริหารค่าตอบแทน

คุณอาจจะสงสัยว่า JD ไปเกี่ยวอะไรกับการบริหารค่าตอบแทน  ต้องบอกมีความเกี่ยวข้องกันครับ แต่เป็นในเรื่องของการประเมินค่างาน( Job Evaluation ) กล่าวคือ ก่อนที่จะนำไปบริหารค่าตอบแทน หรือค่าจ้าง  จำเป็นจะต้องมีการประเมินค่างานก่อน เพื่อเปรียบเทียบว่าแต่ละตำแหน่งงานมีความสำคัญอยู่ในระดับใด เพื่อนำเปรียบเทียบและจัดลำดับชั้นงาน ( Job Classification ) ซึ่งการประเมินค่างานและการจัดลำดับชั้นงานจะเป็นตัวบอกว่าตำแหน่งงานใดมีความสำคัญอยู่ในระดับไหน โดยถ้าเป็นละคร เราทุกคนอาจจะคิดว่ายังไงนางเอก ก็ย่อมสำคัญกว่าตัวร้าย แต่ความเป็นจริง ผมต้องบอกว่าไม่ใช่  หากคุณเคยดูละคร “แรมพิศวาส ”  จะเห็นได้ว่า เดือนแรม ( แพท ณปภา ) นางเอกของเรื่องนั้น   มีบทบาทและความสำคัญของเรื่องน้อยกว่า ผกา ( หน่อย บุษกร ) อย่างเห็นได้ชัด   ฉะนั้นจึงไม่จำเป็นว่าตำแหน่งงานที่สูงกว่าจะมีค่างานมากกว่าตำแหน่งงานที่ต่ำกว่าเสมอไป  มันขึ้นอยู่กับความสำคัญ หรือค่างานของตำแหน่งนั้นต่างหาก

แล้วการประเมินค่างาน ( Job Evaluation ) เขาทำกันอย่างไร ? ...... ก็ต้องใช้ JD อีกนั่นแหละ เพราะ JD สามารถบอกได้ว่าตำแหน่งงานทำงานอะไรบ้าง , มีความเสี่ยงอย่างไร , ต้องติดต่อประสานงานกับใครบ้าง , ต้องจบการศึกษา อะไรมา , ประสบการณ์ในงานเท่าไหร่ และต้องคุณลักษณะ หรือความสามารถอย่างไร    ฉะนั้นจึงไม่มีอะไรแล้วที่สำคัญกว่า JD ในการประเมินค่างาน

JD กับการบริหารผลงาน

การทำงานอะไรก็แล้วแต่มันต้องมีเป้าหมาย  ...ถูกไหม ?? ซึ่งพวกเราผึ้งงานมักจะต้องประสบพบเจอกับการประเมินผลปฏิบัติงานเป็นประจำ  แล้วคุณสงสัยไหมว่าเขาประเมินอะไรเรา  เอาเกณฑ์อะไรมาประเมิน   จากประสบการณ์ส่วนตัวเคยพบว่าการประเมินผลปฏิบัติงาน

กลับกลายเป็นการช่วยพนักงานที่ค่าแรงน้อย หรือพนักงานที่มีความสนิทสนมกัน มีการล็อบบี้ผลงานไว้ล่วงหน้า งงล่ะสิ มีจริงครับ  ไม่ใช่การประเมินผลงานที่แท้จริง จับต้องไม่ได้  จริงๆ แล้ว “การประเมินผลปฏิบัติงาน( Performance Appraisal )” เป็นการประเมิน เพื่อให้ทราบว่าผลงานของพนักงานแต่ละคนเป็นอย่างไร  เพื่อนำไปวางแผนปรับปรุงและพัฒนา แต่ส่วนใหญ่กลับเข้าใจผิด ใช้งานไปคนละทาง

การประเมินผลงาน จะมีการกำหนดเกณฑ์ตามความต้องการของแต่ละองค์กร ซึ่งจะมีทั้งการประเมินงานที่ปฏิบัติ , พฤติกรรมความสามารถรวมจนถึงนำเวลาการทำงาน และการเข้าร่วมกิจกรรมมาใช้เป็นเกณฑ์การประเมินด้วย  ซึ่งก็สามารถทำได้ทั้งหมดครับ แต่เกณฑ์ที่ใช้นี่แหละสำคัญ กำหนดมาจากอะไรกันครับ ??  โดยทั่วไปแล้วการวัดผลงานจะวัดจากตัวชี้ผลงานหลัก หรือที่เรารู้จักกันเป็นอย่างดีว่า KPIs ซึ่ง KPIs วัดผลงานของแต่ละตำแหน่งงานก็จะกำหนดมาจากหน้าที่งานใน JD ของแต่ละตำแหน่งนั้น 

ทิ้งท้ายก่อนจบ

จากที่ผมพร่ำเพ้อมาทั้งหมด  เป็นความสำคัญของ JD ที่มีต่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ซึ่งหลายท่านอาจจะมองว่าเป็นประโยชน์กับฝ่ายบุคคลรึเปล่าถึงนำมาเล่า  ไม่ใช่ครับ.... หากคุณมี JD ที่ดีและสามารถใช้งานเป็น ประโยชน์เหล่านี้มันจะสะท้อนกลับมาหาเราทุกคน ทุกคนต้องอย่าลืมว่าที่ทุกบริษัทพยายามพัฒนาระบบบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคล เพื่ออะไร  ... คำตอบ ก็คือ ก็เพื่อเราทุกคน

เพราะทุกคนต้องอย่าลืมว่า พวกเราคือ “ทรัพยากรบุคคล” ของบริษัท  พบกันครั้งหน้าครับ  

“ Job Description เครื่องมือสำคัญในการบริหารองค์กร ” ตอนที่ 1

เรื่องนี้ถือว่าเป็นคำถามยอดฮิตของหลากหลายองค์กร ว่าทำไมถึงใบบรรยายหน้าที่งาน หรือ Job Description ถึงมีความสำคัญกับการบริหารงานธุรกิจ และบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมากในปัจจุบัน  ซึ่งผมก็เชื่อทุกท่านเองก็สงสัยไม่แพ้กัน  ผมก็เลยนำเรื่องนี้มาบอกต่อให้ทุกท่านเข้าใจ พร้อมกันแล้วใช่มั้ยครับ

JD คืออะไร ??

Job Description หรือที่เรามักจะเรียกย่อๆว่า JD (เจ-ดี)  คือ  เอกสารที่ระบุหน้าที่งานของตำแหน่งงานต่างๆ ที่มีการกำหนดขึ้นในแต่ละองค์กร  มีวัตถุประสงค์ในการจัดทำขึ้น เพื่อบอกว่าตำแหน่งงานนั้นคือตำแหน่งอะไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง และคนที่จะมาทำงานในตำแหน่งนี้ควรจะต้องคุณสมบัติลักษณะอย่างไร  ซึ่ง JD มีชื่อเรียกเป็นภาษาไทยมากมาย อาทิ เช่น ใบบรรยายหน้าที่งาน , ใบพรรณนาหน้าที่งาน , ใบกำหนดหน้าที่งาน ฯลฯ   ไม่ว่าแต่ละองค์กรจะเรียกว่าอะไรก็ขอให้เข้าใจว่าคือ JD แล้วกัน   โดยส่วนใหญ่ JD แล้วมีองค์ประกอบหลักๆ คือ  ชื่อตำแหน่งงาน ( Position/Title) , หน้าที่ความรับผิดชอบ( Responsibility ) และคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน ( Specification ) ส่วนองค์ประกอบอื่นๆ ที่เพิ่มเติมขึ้นมานั้น ก็ขึ้นอยู่ที่ความต้องการของแต่ละองค์กร

 JD บทละครในการทำงาน

ถ้าจะกล่าวถึงความสำคัญของ JD นั้น  เพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพ ผมคงจะขอเปรียบเทียบ JD กับบทละคร  ซึ่งผมมักจะนำมาเปรียบเทียบกันเสมอเวลาที่อธิบายให้ผู้อื่นฟัง  ผมเคยฝึกงานอยู่ที่กองถ่ายตอนสมัยเรียนมหาวิทยาลัย ซึ่งก็ได้มีโอกาสอ่านบทละครของจริง  (ท่านอาจจะสงสัยว่าเกี่ยวกับงานบุคคล ผมจบนิเทศมาครับ) ก็เลยได้ทราบว่า รูปแบบของบทละครนั้น นอกเหนือจากบทบาท ก็มีการระบุชื่อตัวละคร ซึ่งบอกไว้ชัดเจนว่าตัวละครชื่ออะไร เป็นใคร ซึ่งไม่ต่างอะไรกับองค์ประกอบหลักส่วนแรกของ JD ที่บอกชื่อตำแหน่ง และสังกัดหน่วยงาน   รวมถึงมีการระบุคุณสมบัติของผู้แสดงว่าจะต้องมีลักษณะอย่างไร  ซึ่งก็จะเหมือนกับคุณสมบัติของตำแหน่งงานอีกนั่นแหละ    เห็นไหมครับว่านี่คือความเหมือนโดยบังเอิญครับ  พอเห็นภาพใช่มั้ยครับ

บทละคร ( JD ) ถือว่ามีความสำคัญกับการสร้างละครมาก เพราะเป็นตัวกำกับให้นักแสดงต้องแสดงบทบาท หน้าที่ตามที่บทได้ระบุไว้ถึงแม้ว่าจริงๆ แล้วนักแสดงผู้นั้นอาจจะมีอุปนิสัย ลักษณะตรงข้ามกับบทบาทที่กำหนด แต่เขาก็สามารถที่จะสวมบทบาทที่เขาได้รับมอบหมายได้อย่างสมจริง  ซึ่งก็ไม่ต่างอะไรจากการทำงานในองค์กร ที่ทุกคนจะต้องสวมบทบาท ทำหน้าที่ตามที่ระบุใน JD แต่พอเลิกงานปุ๊บเขาจะกลับมาเป็นตัวของตัวเอง โดยผมมักจะได้ยิน...ผึ้งงาน...อย่างพวกเราเปรียบเทียบการทำงานในบริษัทว่าเป็น “ การสวมโขน ” ( จำเขามาบอกต่ออีกทีนะ )

การกำหนด JD โดยปกติแล้ว จะกำหนดมาจากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร หน่วยงาน ว่าต้องการอะไร จากนั้นก็มากำหนดหน้าที่งานในตำแหน่งงานต่างๆ ให้สอดรับกับเป้าหมายที่กำหนด แต่ก็มีองค์กรจำนวนมากมักจะตกหลุมพรางครับ คือกำหนดหน้าที่งานมาจากงานปัจจุบันที่ทำ ซึ่งงานที่ทำปัจจุบันอาจจะไม่สอดรับกับเป้าหมายที่ต้องการก็ได้ ยิ่งไปกว่านั้นบางองค์กรยังไปลอกแบบ JD มาจากองค์กรอื่น    ซึ่งลักษณะงานต่างจากที่ทำด้วยซ้ำ   ฉะนั้นจำเป็นครับที่ผู้ที่กำหนด JD จะต้องกลับไปทบทวน JD ของหน่วยงานตน หรือของตน เพื่อกำหนดให้ตรงกับความคาดหวัง มิฉะนั้นแล้วงานที่ทำปัจจุบัน อาจจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ กับองค์กรก็เป็นได้ครับ

อีกปัญหาหนึ่งที่มักจะพบเกี่ยวกับ JD ก็คือ การไม่ให้ความสำคัญและนำ JD ไปใช้งานต่อ  กล่าวคือ มีการจัดทำขึ้นทุกตำแหน่งงาน   (ส่วนใหญ่ทำขึ้นเพื่อให้ ISO ตรวจ ) แต่พอจัดทำ อนุมัติขึ้นมาแล้ว   JD เหล่านั้นก็จะถูกเก็บเข้ากรุ  หายไปเลย ไม่มีการนำใช้งานต่อ    พนักงานใหม่ที่เข้ามาทำงานไม่มีโอกาสได้เห็นงานที่ตนต้องผิดชอบ  จะทราบว่าตัวเองต้องทำอะไรจากการบอกเล่า อธิบายเท่านั้น ซึ่งส่วนใหญ่  คนที่อธิบาย ถ่ายทอดงาน ก็จะบอกแต่งานที่ตัวเองทำ หรือคิดว่าพนักงานใหม่ต้องทำ โดยที่อาจไม่ตรงกับงานที่ระบุใน JD เลย

.....การสร้างละครขึ้นมาหนึ่งเรื่อง ยังต้องกำหนดเป้าหมายขึ้นก่อนเลย จากนั้นถึงมากำหนดตัวละครที่ต้องมีในเรื่อง แล้วถึงค่อยเขียนบทละคร …    JD ก็ไม่ต่างกันครับ    

JD ไม่ได้เป็นแค่เพียงเอกสารที่กำกับให้ทุกคนปฏิบัติตามหน้าที่ที่องค์กรคาดหวังเท่านั้น JD ยังมีความสำคัญอีกมากครับ ซึ่งติดตามต่อเนื่องได้ในตอนที่ 2 ครับผม