เรื่องนี้ถือว่าเป็นคำถามยอดฮิตของหลากหลายองค์กร ว่าทำไมถึงใบบรรยายหน้าที่งาน หรือ Job Description ถึงมีความสำคัญกับการบริหารงานธุรกิจ และบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมากในปัจจุบัน ซึ่งผมก็เชื่อทุกท่านเองก็สงสัยไม่แพ้กัน ผมก็เลยนำเรื่องนี้มาบอกต่อให้ทุกท่านเข้าใจ พร้อมกันแล้วใช่มั้ยครับ
JD คืออะไร ??
Job Description หรือที่เรามักจะเรียกย่อๆว่า JD (เจ-ดี) คือ เอกสารที่ระบุหน้าที่งานของตำแหน่งงานต่างๆ
ที่มีการกำหนดขึ้นในแต่ละองค์กร มีวัตถุประสงค์ในการจัดทำขึ้น
เพื่อบอกว่าตำแหน่งงานนั้นคือตำแหน่งอะไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง
และคนที่จะมาทำงานในตำแหน่งนี้ควรจะต้องคุณสมบัติลักษณะอย่างไร ซึ่ง JD มีชื่อเรียกเป็นภาษาไทยมากมาย อาทิ เช่น
ใบบรรยายหน้าที่งาน , ใบพรรณนาหน้าที่งาน , ใบกำหนดหน้าที่งาน ฯลฯ
ไม่ว่าแต่ละองค์กรจะเรียกว่าอะไรก็ขอให้เข้าใจว่าคือ JD แล้วกัน โดยส่วนใหญ่ JD แล้วมีองค์ประกอบหลักๆ คือ ชื่อตำแหน่งงาน ( Position/Title) , หน้าที่ความรับผิดชอบ( Responsibility ) และคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน ( Specification ) ส่วนองค์ประกอบอื่นๆ ที่เพิ่มเติมขึ้นมานั้น
ก็ขึ้นอยู่ที่ความต้องการของแต่ละองค์กร
JD บทละครในการทำงาน
ถ้าจะกล่าวถึงความสำคัญของ
JD นั้น เพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพ
ผมคงจะขอเปรียบเทียบ JD กับบทละคร ซึ่งผมมักจะนำมาเปรียบเทียบกันเสมอเวลาที่อธิบายให้ผู้อื่นฟัง ผมเคยฝึกงานอยู่ที่กองถ่ายตอนสมัยเรียนมหาวิทยาลัย
ซึ่งก็ได้มีโอกาสอ่านบทละครของจริง (ท่านอาจจะสงสัยว่าเกี่ยวกับงานบุคคล
ผมจบนิเทศมาครับ) ก็เลยได้ทราบว่า รูปแบบของบทละครนั้น นอกเหนือจากบทบาท
ก็มีการระบุชื่อตัวละคร ซึ่งบอกไว้ชัดเจนว่าตัวละครชื่ออะไร เป็นใคร
ซึ่งไม่ต่างอะไรกับองค์ประกอบหลักส่วนแรกของ JD ที่บอกชื่อตำแหน่ง
และสังกัดหน่วยงาน
รวมถึงมีการระบุคุณสมบัติของผู้แสดงว่าจะต้องมีลักษณะอย่างไร ซึ่งก็จะเหมือนกับคุณสมบัติของตำแหน่งงานอีกนั่นแหละ เห็นไหมครับว่านี่คือความเหมือนโดยบังเอิญครับ พอเห็นภาพใช่มั้ยครับ
บทละคร ( JD )
ถือว่ามีความสำคัญกับการสร้างละครมาก เพราะเป็นตัวกำกับให้นักแสดงต้องแสดงบทบาท
หน้าที่ตามที่บทได้ระบุไว้ถึงแม้ว่าจริงๆ แล้วนักแสดงผู้นั้นอาจจะมีอุปนิสัย
ลักษณะตรงข้ามกับบทบาทที่กำหนด แต่เขาก็สามารถที่จะสวมบทบาทที่เขาได้รับมอบหมายได้อย่างสมจริง ซึ่งก็ไม่ต่างอะไรจากการทำงานในองค์กร ที่ทุกคนจะต้องสวมบทบาท
ทำหน้าที่ตามที่ระบุใน JD แต่พอเลิกงานปุ๊บเขาจะกลับมาเป็นตัวของตัวเอง
โดยผมมักจะได้ยิน...ผึ้งงาน...อย่างพวกเราเปรียบเทียบการทำงานในบริษัทว่าเป็น “ การสวมโขน ” ( จำเขามาบอกต่ออีกทีนะ )
การกำหนด JD โดยปกติแล้ว
จะกำหนดมาจากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์กร หน่วยงาน ว่าต้องการอะไร
จากนั้นก็มากำหนดหน้าที่งานในตำแหน่งงานต่างๆ ให้สอดรับกับเป้าหมายที่กำหนด แต่ก็มีองค์กรจำนวนมากมักจะตกหลุมพรางครับ
คือกำหนดหน้าที่งานมาจากงานปัจจุบันที่ทำ
ซึ่งงานที่ทำปัจจุบันอาจจะไม่สอดรับกับเป้าหมายที่ต้องการก็ได้ ยิ่งไปกว่านั้นบางองค์กรยังไปลอกแบบ JD มาจากองค์กรอื่น ซึ่งลักษณะงานต่างจากที่ทำด้วยซ้ำ ฉะนั้นจำเป็นครับที่ผู้ที่กำหนด JD จะต้องกลับไปทบทวน
JD ของหน่วยงานตน หรือของตน เพื่อกำหนดให้ตรงกับความคาดหวัง มิฉะนั้นแล้วงานที่ทำปัจจุบัน
อาจจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดๆ กับองค์กรก็เป็นได้ครับ
อีกปัญหาหนึ่งที่มักจะพบเกี่ยวกับ
JD ก็คือ การไม่ให้ความสำคัญและนำ JD ไปใช้งานต่อ กล่าวคือ มีการจัดทำขึ้นทุกตำแหน่งงาน
(ส่วนใหญ่ทำขึ้นเพื่อให้ ISO ตรวจ ) แต่พอจัดทำ
อนุมัติขึ้นมาแล้ว JD เหล่านั้นก็จะถูกเก็บเข้ากรุ หายไปเลย ไม่มีการนำใช้งานต่อ พนักงานใหม่ที่เข้ามาทำงานไม่มีโอกาสได้เห็นงานที่ตนต้องผิดชอบ
จะทราบว่าตัวเองต้องทำอะไรจากการบอกเล่า อธิบายเท่านั้น ซึ่งส่วนใหญ่ คนที่อธิบาย ถ่ายทอดงาน
ก็จะบอกแต่งานที่ตัวเองทำ หรือคิดว่าพนักงานใหม่ต้องทำ
โดยที่อาจไม่ตรงกับงานที่ระบุใน JD เลย
.....การสร้างละครขึ้นมาหนึ่งเรื่อง
ยังต้องกำหนดเป้าหมายขึ้นก่อนเลย จากนั้นถึงมากำหนดตัวละครที่ต้องมีในเรื่อง
แล้วถึงค่อยเขียนบทละคร …
JD ก็ไม่ต่างกันครับ
JD ไม่ได้เป็นแค่เพียงเอกสารที่กำกับให้ทุกคนปฏิบัติตามหน้าที่ที่องค์กรคาดหวังเท่านั้น
JD ยังมีความสำคัญอีกมากครับ ซึ่งติดตามต่อเนื่องได้ในตอนที่
2 ครับผม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น