ผมแอบเข้าไปสังเกตการณ์การประชุม One Page ซึ่งเป็นการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อทบทวนผลงานของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งระดับ Supervisor จะต้องเข้ามารายงานผลด้วยตนเองครับ การประชุมจะใช้เวลาไม่นานครับ แต่ละคนจะใช้เวลาในการรายงานไม่เกิน 10 นาที เพื่อแจ้งสถานะของผลงาน และความสำเร็จของการดำเนินงาน กิจกรรมนี้ทำเพื่อบริหารผลงานให้เป็นตามเป้าหมาย
คลาสนี้ผมเข้าไปมีส่วนร่วมด้วยเพื่อประเมิน Competency ของน้องๆ
หัวหน้างานใหม่
ที่อยู่ในระหว่างทดลองงานในการเป็นหัวหน้างาน ผลการประเมินครั้งนี้ต้องว่าน้องๆ
ทุกคนสอบตกหมดครับ 555 ใจร้ายไปไหม ??
น้องๆ ทุกคนขาดการเตรียมตัว, ขาดความมั่นใจ , ขาดการวางตัวที่ดีในการประชุม
และขาดทักษะการสื่อสารที่ดี ซึ่งทั้งหมดล้วนแสดงออกมาให้การรายงานผลงาน ถ้าน้องๆ ประชุมกันเอง อาจจะดูไม่มีอะไรต้องปรับปรุง เพราะทำกันแบบนี้มาสักระยะหนึ่ง แต่ครั้งนี้แตกต่างเพราะมีระดับบริหารเข้าฟัง
รวมทั้งผมด้วย ซึ่งสิ่งที่ผมเล่าให้ฟังมันส่งผลไปถึงความเชื่อมั่น
,ความศรัทธา,การยอมรับในตัวพวกเขาครับ
สำหรับผมอาจจะไม่ได้รู้สึกอะไรมากนักเพราะผมมีหน้าที่ช่วยเขาพัฒนาอยู่แล้ว แต่ผมอดคิดต่อไม่ได้ว่าเขามีปัญหาหรือไม่ในการสื่อสารกับลูกน้อง,เพื่อนร่วมงาน,ลูกค้า
ของพวกเขา
“การสื่อสาร”เป็นทักษะที่สำคัญมากๆ โดยเฉพาะการพูดและการฟัง
ผู้ที่มีทักษะการสื่อสารดีย่อมเหมือนมีอาวุธที่ทรงอานุภาพ
เพราะเขาสามารถทำให้ผู้อื่นเข้าใจ ยอมรับ ทำตามในสิ่งที่เขาสื่อสารได้ ซึ่งจะนำสู่ความเชื่อมั่นและความศรัทธาในตัวเขาได้ ผมได้ Feedback และแบ่งปันเรื่องนี้ให้น้องๆ
หัวหน้างานพันธุ์ใหม่ฟัง ซึ่งทุกคนได้เข้าใจอะไรมากขึ้น
และต่างให้คำมั่นสัญญาว่าจะพัฒนาเรื่องนี้อย่างเร่งด่วน โดยผมเองได้ให้เทคนิคส่วนตัวที่ผมใช้ในการสื่อสาร
ซึ่งได้ผลมาตลอด
ซึ่งเป็นหลักการที่ใช้ทั่วไปในการสื่อสาร
5W1H นั่นเอง แต่ผมอาจจะนำมาใช้แตกต่างจากหลายท่าน คือใช้เพื่อวางแผนการสื่อสารครับ
- จะสื่อสารอะไร (What) – เราต้องเข้าใจในเรื่องที่ต้องการสื่อสารอย่างถ่องแท้ในเชิงลึก ต้องสามารถตอบคำถามซักถามในประเด็นที่จะสื่อสารได้
- จะสื่อสารเพื่อให้เกิดอะไร (Why) – เราต้องเข้าใจถึงเป้าหมายของการสื่อสารเรื่องนี้ เพื่อที่เลือกใช้เทคนิคหรือวิธีการที่ช่วยโน้มน้าวเพื่อให้ผู้รับสารเห็นด้วย และยอมทำตามสิ่งที่เราต้องการ
- จะสื่อสารกับใคร (Who) – ข้อนี้สำคัญมากครับ เป็นข้อที่ต้องทำการบ้านมากที่สุด เราต้องรู้ว่าจะสื่อสารกับใคร เขามีลักษณะอย่างไร รวมถึงต้องคาดการณ์สิ่งที่เขาคิดและคำถามที่คาดว่าเขาจะถาม เพื่อเตรียมเนื้อหา ,วิธีการและคำตอบที่ตรงกับสิ่งที่เขาต้องการ “ รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้ง ”
- จะสื่อสารที่ไหน (Where) – ข้อนี้เป็นอีกเรื่องที่เรามักจะมองข้าม สถานที่มีผลกับความสำเร็จของการสื่อสารครับ เราควรเลือกสถานที่ที่เหมาะกับเรื่อง,ลักษณะและจำนวนของคนที่เข้าร่วม แต่หากเลือกไม่ได้ เราก็ต้องเตรียมเนื้อหา,อุปกรณ์,วิธีการ ให้เหมาะสมกับสถานที่ที่จะสื่อสาร
- จะสื่อสารเมื่อไหร่ (When) – ช่วงเวลาที่สื่อสารมีผลกับความสำเร็จของการสื่อสารเช่นกัน เช่น ถ้าเราต้องสื่อสารเรื่องสำคัญ ที่ต้องอาศัยการระดมความคิดเห็นในช่วงเย็น เราอาจจะต้องใช้พลังการสื่อสารมากกว่าปกติ เพราะเป็นช่วงที่คนเข้าร่วมสื่อสารอาจจะอ่อนล้ากับการทำงานทั้งวันไปแล้ว เป็นต้น
- จะสื่อสารอย่างไร (How) – ข้อนี้สำคัญที่สุด ทั้ง 5 ข้อก่อนหน้านี้นั้น เป็นองค์ประกอบของการสื่อสาร เพื่อใช้ในการวางแผนสื่อสาร ว่าจะสื่อสารด้วยวิธีการใด , ต้องใช้อุปกรณ์/เครื่องมืออะไร นอกจากการเตรียมการวิธีการ,เครื่องมือ ,อุปกรณ์แล้ว ผู้สื่อสารจะต้องฝึกซ้อมการสื่อสารก่อนการสื่อสารจริง เพื่อเพิ่มความมั่นใจและสามารถจัดการอุปสรรคที่อาจเจอระหว่างการสื่อสารได้
นี่เป็นเทคนิคง่ายๆ ที่หลายคนอาจจะใช้อยู่หรือเคยใช้ครับ
เพียงแต่เราเปลี่ยนจะจากการนำไปใช้กับการบอกเล่าเนื้อหาการสื่อสาร มาใช้ในการวางแผนการสื่อสาร รับรองมันจะช่วยให้เรามีโอกาสสื่อสารได้บรรลุผลตามที่ต้องการแน่นอน และยิ่งจะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่น ,ความศรัทธา
และพลังแห่งผู้นำในตัวเราให้เพิ่มมากขึ้นด้วยครับ
ดีครับอาจารย์บอมแปลกดีผมชอบ ปรับเปลี่ยนทฤษฎี
ตอบลบ